خوشبختانه، مایکروسافت با معرفی شیرپوینت 2019، نجات بخش این آشفتگی شد. این نسخه، تحولی چشمگیر در زمینه مدیریت اسناد و همکاری تیمی ایجاد کرد. در این مقاله، با امکانات جدید و کاربردی شیرپوینت 2019 آشنا می‌شویم و می‌بینیم که چگونه می‌تواند سازمان شما را به سطح بالاتری از بهره‌وری برساند.
تصور کنید در حال حفاری در انبوهی از ایمیل ها و پوشه های اشتراکی به دنبال یک سند خاص هستید. این سناریویی است که بسیاری از سازمان ها با حجم بالای اسناد و ایمیل ها با آن دست و پنجه نرم می کنند. یافتن اسناد حیاتی در چنین آشفتگی ای می تواند زمان زیادی را تلف کند و بهره وری را کاهش دهد.
خوشبختانه، راه حلی کارآمد برای این مشکل وجود دارد: شیرپوینت (SharePoint). این پلتفرم قدرتمند از مجموعه مایکروسافت، به عنوان یک راهکار جامع برای مدیریت اسناد، همکاری و اشتراک گذاری محتوا عمل می کند و به سازمان ها این امکان را می دهد تا به طور چشمگیری در زمان خود صرفه جویی کنند. در این مقاله، به بررسی دقیق این موضوع می پردازیم که چگونه شیرپوینت باعث صرفه جویی در زمان سازمان ها می شود.
یکی از چالش های بزرگ سازمان ها، مدیریت انبوهی از اسناد است. اسناد کاغذی قدیمی، فایل های دیجیتال پراکنده در رایانه های شخصی کارمندان و پوشه های اشتراکی نامنظم، همگی می توانند باعث اتلاف وقت و سردرگمی شوند. شیرپوینت با ارائه یک مخزن مرکزی برای ذخیره سازی و سازماندهی اسناد، این مشکل را برطرف می کند.
شما می توانید انواع فایل ها از جمله اسناد ورد، اکسل، پاورپوینت، تصاویر، ویدیوها و موارد دیگر را در شیرپوینت آپلود کنید. این پلتفرم همچنین به شما امکان می دهد تا پوشه ها و زیرپوشه ها را برای سازماندهی اسناد بر اساس پروژه، بخش یا هر معیار دیگری که برای سازمان شما منطقی است، ایجاد کنید.
به جای جستجوی بی هدف در ایمیل ها و درایوهای شخصی، کارمندان می توانند به راحتی به شیرپوینت دسترسی پیدا کنند و با چند کلیک ساده، سند مورد نظر خود را پیدا کنند. این امر باعث صرفه جویی قابل توجهی در زمان و افزایش بهره وری کارکنان می شود.
اشتراک گذاری اسناد با همکاران اغلب یک فرآیند خسته کننده و مستعد خطا است. ارسال ایمیل های حجیم حاوی فایل های پیوست یا استفاده از درایوهای اشتراکی که به راحتی به هم ریخته می شوند، روش های منسوخ و ناکارآمدی هستند. شیرپوینت راه حلی ساده و ایمن برای به اشتراک گذاری اسناد ارائه می دهد.
با شیرپوینت، می توانید به راحتی سطح دسترسی را برای هر سند تنظیم کنید. برای مثال، می توانید یک سند را برای کل سازمان قابل مشاهده کنید، در حالی که سند دیگری فقط برای اعضای یک تیم خاص قابل دسترسی باشد. این امر کنترل دقیق بر روی اطلاعات حساس را تضمین می کند و از دسترسی غیرمجاز جلوگیری می کند.
علاوه بر این، شیرپوینت به شما امکان می دهد تا به طور همزمان روی یک سند با همکاران خود کار کنید. ویژگی های همکاری شیرپوینت، مانند ردیابی تغییرات و نسخه بندی اسناد، تضمین می کند که همه همیشه روی آخرین نسخه سند کار می کنند و از سردرگمی ناشی از ویرایش های تکراری جلوگیری می شود. این فرآیند به اشتراک گذاری و همکاری را ساده می کند و در نهایت باعث صرفه جویی در زمان و افزایش بهره وری تیم می شود.
بسیاری از سازمان ها درگیر فرآیندهای دستی و زمان بری مانند تأییدیه های سفارش، گردش کار بررسی اسناد و مدیریت مرخصی هستند. این فرآیندها اغلب مستعد خطا و کندی هستند و زمان با ارزشی را از کارمندان می گیرند. شیرپوینت با قابلیت های قدرتمند خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار (Workflow) به شما کمک می کند تا بر این چالش غلبه کنید.
با استفاده از شیرپوینت، می توانید گردش کارهای سفارشی ایجاد کنید که به طور خودکار اسناد را بین افراد مختلف در سازمان جابجا کند، وظایف را اختصاص دهد و اعلان ها را ارسال کند. برای مثال، می توانید یک گردش کار برای درخواست مرخصی ایجاد کنید که به طور خودکار به مدیر مربوطه برای تأیید ارسال شود. پس از تأیید، گردش کار به بخش حقوق و دستمزد برای پردازش نهایی ارسال می شود.
کارمندان دیگر مجبور نیستند وظایف تکراری و خسته کننده را به صورت دستی انجام دهند و می توانند زمان خود را صرف وظایف مهم تر و خلاقانه تر کنند.
مزایای دیگر خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار با شیرپوینت عبارتند از:
یافتن اطلاعات مورد نیاز در میان انبوه داده ها می تواند چالش بزرگی باشد. شیرپوینت با ارائه ابزارهای جستجوی قدرتمند، این مشکل را حل می کند.
با استفاده از شیرپوینت، می توانید بر اساس کلمات کلیدی، تاریخ، نویسنده و سایر معیارها به سرعت و به آسانی اسناد، صفحات وب، لیست ها و موارد دیگر را جستجو کنید.
علاوه بر این، شیرپوینت از هوش مصنوعی برای ارائه نتایج جستجوی مرتبط تر و شخصی سازی شده تر استفاده می کند. با جستجوی مداوم، شیرپوینت یاد می گیرد که چه نوع اطلاعاتی برای شما مفیدتر است و نتایج جستجو را بر اساس آن تنظیم می کند.
شیرپوینت ابزارهای قدرتمندی برای مدیریت پروژه ها ارائه می دهد. با استفاده از شیرپوینت، می توانید وظایف را ایجاد و به آنها اختصاص دهید، لیست های کار ایجاد کنید، جلسات را برنامه ریزی کنید و پیشرفت پروژه را ردیابی کنید.
شیرپوینت همچنین به شما امکان می دهد تا به طور موثر با اعضای تیم خود ارتباط برقرار کنید و اسناد و اطلاعات مربوط به پروژه را به اشتراک بگذارید.
با استفاده از شیرپوینت برای مدیریت پروژه ها، می توانید به طور قابل توجهی کارایی و بهره وری تیم خود را افزایش دهید.
علاوه بر مزایای ذکر شده در بالا، شیرپوینت مزایای دیگری نیز ارائه می دهد، از جمله:
شیرپوینت یک سامانه مدیریت اطلاعات Enterprise Content Management یا به اختصار ECM می‌باشد که به شرکت‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات و اسناد خود را به صورت سازماندهی شده مدیریت کنند و برای کارمندان امکان دسترسی به اطلاعات مختلف و همچنین همکاری در تولید محتوا را فراهم می‌آورد. با استفاده از شیرپوینت، کاربران می‌توانند اسناد، فایل‌ها، لیست‌ها، وبسایت‌ها و سایر محتواهای کسب و کاری خود را در یک محیط آنلاین مشترک مدیریت کنند. شیرپوینت امکانات متنوعی از جمله مدیریت نسخه‌ها، کنترل دسترسی، اشتراک گذاری فایل، وبلاگ نویسی تیمی، و ایجاد فرآیندهای کاری اتوماتیک را فراهم می‌کند. شیرپوینت با قابلیت های ذکر شده بستری مطمئن جهت ایجاد سامانه های مختلفی همچون پرتال سازمانی، مدیریت اسناد، مدیریت جلسات، مدیریت درخواست‌ها و مدیریت وظایف می‌باشد. همچنین شیرپوینت با یکپارچگی اطلاعاتی که برای سازمان به ارمغان می‌آورد قادر است تا به مدیران سازمان در تصمیم گیری دقیق و سریع تر کمک نماید.
در سال 2017، مایکروسافت شیرپوینت را از ابتدا بازنگری کرد. دو تغییر اصلی رخ داد:
1- معماری اطلاعات شیرپوینت از یک سایت فرعی به یک ساختار مسطح تغییر یافت و مجوزهای ساده تر و یک مدل ارتباط بهتر برای سایت فراهم شد.
2- ظاهر و رابط کاربری شیرپوینت نیز تغییر کرده و به شکل مدرن‌تری درآمده است. استفاده، ویرایش، و نگهداری شیرپوینت برای مدیران سایت و اعضای آن ساده‌تر شده است
این گذار به حالت مدرن تغییر قابل توجهی در تجربه استفاده از شیرپوینت به همراه داشته است. یکی از خدمات شرکت تکران ارتقا شیرپوینت به نسخه‌های جدیدتر می‌باشد.
تعهد کارکنان به یک هدف کلیدی برای سازمان‌های مدرن تبدیل شده است. این مفهوم فراتر از رضایت شغلی صرف است؛ تعهد کارکنان شامل ارتباط عاطفی، تعهد و اشتیاقی است که آنها نسبت به کار خود و شرکتی که برای آن کار می‌کنند دارند.
بله، شیرپوینت می تواند به سازمان ها کمک کند تا بهترین تصمیمات را بگیرند. این سیستم با ارائه اطلاعات دقیق و به روز، به کاربران کمک می کند تا تصمیمات بهتری بگیرند. همچنین، با استفاده از شیرپوینت، سازمان ها می توانند اطلاعات و داده های خود را به طور مرتب و منظم جمع آوری کنند و در قالب گزارش هایی قابل فهم و قابل استفاده برای تصمیم گیری در دسترس قرار دهند.
به علاوه، با استفاده از شیرپوینت، سازمان ها می توانند به سادگی و به صورت هوشمندانه از داده های خود استفاده کنند و با استفاده از ابزارهای تحلیلی مانند Business Intelligence (BI)، تحلیل داده های خود را انجام دهند تا به تصمیمات بهتری برای سازمان دست یابند. این ابزارها به کاربران کمک می کنند تا از اطلاعات و داده های خود به نحو بهینه استفاده کنند و در نتیجه بهترین تصمیمات را برای سازمان خود بگیرند.
به علاوه، شیرپوینت به کاربران امکاناتی برای هماهنگی کار، اشتراک گذاری داده ها و اطلاعات، و مشارکت در پروژه های مختلف را نیز فراهم می کند. این امکانات به کاربران اجازه می دهند تا به صورت هماهنگ و همکارانه با هم کار کنند و اطلاعات خود را با دیگران به اشتراک بگذارند. این امر به دستیابی به تصمیمات بهتر و بهبود بهره وری و کارایی سازمان کمک می کند.
همچنین، شیرپوینت به کاربران امکاناتی برای بهبود گردش کار و افزایش بهره وری فردی و تیمی خود ارائه می دهد. با استفاده از این امکانات، کاربران می توانند فرآیندهای کاری خود را بهبود بخشند و در نتیجه بهبود بهره وری و کارایی خود را تجربه کنند.
به طور کلی، شیرپوینت یکی از بهترین ابزارهای مدیریت محتوا و هماهنگی کاری است که امکانات فراوانی برای سازمان ها و کاربران آن فراهم می کند. با استفاده از این سیستم، سازمان ها می توانند به صورت هوشمندانه از داده های خود استفاده کرده و به تصمیمات بهتری برای رشد و پیشرفت خود دست یابند.
شیرپوینت یک سیستم مدیریت محتوا (CMS) شرکت مایکروسافت است که امکان ایجاد وب سایت ها، پورتال های شرکتی، سامانه های مدیریت سند، سیستم های گردش کار و هماهنگی کاری، سیستم های مدیریت دانش، سیستم های گزارشگیری و بسیاری از برنامه های کاربردی دیگر را فراهم می کند.
مایکروسافت با ارائه شیرپوینت به سازمان ها و تیم های کاری این امکان را فراهم کرد تا از طریق شیرپوینت با کمترین زمان و هزینه بتوانند محتوا، دانش سازمانی و ایده های خود را در یک بستر امن به اشتراک بگذارند، ارتباطات و تعاملات درون سازمانی را مدیریت کنند، بازیابی و جستجوی دانش و اطلاعات سازمانی را به راحتی انجام دهند و فرایندها و جریان های کاری خود را پیاده سازی کنند.
همکاری تیمی با شیرپوینت به بهترین نحو انجام می گیرد. شیرپوینت این امکان را فراهم می سازد تا سازمان ها بتوانند سیستم های نرم افزاری خود را نیز در بستر شیرپوینت توسعه داده و کمترین وابستگی را به پلتفرم ها و ابزارهای دیگر داشته باشند و از این طریق یکپارچگی بین سیستم های اطلاعاتی را فراهم می سازد.
شیرپوینت یک پلتفرم تحت وب برای دسترسی مشترک به اطلاعات، تعامل و همکاری درون سازمانی است.
مایکروسافت با ارائه این ابزار به سازمان ها و تیم های کاری این امکان را می دهد تا از طریق این پلتفرم و با کمترین زمان و هزینه بتوانند محتوا ، دانش سازمانی و ایده های خود را در یک بستر امن به اشتراک بگذارند، ارتباطات و تعاملات درون سازمانی را مدیریت کنند، بازیابی و جستجوی دانش و اطلاعات سازمانی را به راحتی انجام دهند و فرایندها و جریان های کاری خود را پیاده سازی کنند.