خوشبختانه، مایکروسافت با معرفی شیرپوینت 2019، نجات بخش این آشفتگی شد. این نسخه، تحولی چشمگیر در زمینه مدیریت اسناد و همکاری تیمی ایجاد کرد. در این مقاله، با امکانات جدید و کاربردی شیرپوینت 2019 آشنا می‌شویم و می‌بینیم که چگونه می‌تواند سازمان شما را به سطح بالاتری از بهره‌وری برساند.
استفاده از پلتفرم مایکروسافت Teams از شرکت مایکروسافت، به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که برای هر تیم پروژه، واحد تجاری، گروه کارکنان یا سایر گروه‌های مربوطه، یک تیم مجازی ایجاد کنند. با استفاده از کانال‌ها، اعضای تیم می‌توانند به صورت مرکزی با یکدیگر ارتباط برقرار کنند، به همکاری در کارها بپردازند و به راحتی با هم در ارتباط باشند. یک از ویژگی‌های جالب این پلتفرم، جمع‌آوری بسیاری از فعالیت‌ها و فرایندهای روزمره در یک مکان است. تمامی اسناد مربوط به یک پروژه، در یک جای امن ذخیره می‌شوند و تمامی اعضای تیم، به راحتی به آن دسترسی دارند. همچنین، امکان همگام‌سازی در این پلتفرم به معنای کار همزمان بر روی یک سند است، به طوری که همکاران می‌توانند بدون نگرانی، در آن کار کنند. کارمندان همچنین با سادگی می‌توانند به این پلتفرم وارد شده و برای دسترسی و ویرایش اسناد، ارسال پیام به همکاران، میزبانی تماس‌های صوتی و تصویری و غیره، از آن استفاده کنند. با ایجاد یک تیم کاری از راه دور، مزایای سازمانی افزایش می‌یابد، از جمله استفاده از استعدادهای بیشتر و ساعات کاری انعطاف‌پذیرتر. پلتفرم Teams از شرکت مایکروسافت با ارائه امکانات متنوعی برای اشتراک گذاری فایل، سازماندهی وظایف و همکاری در زمان واقعی بر روی اسناد و صفحات گسترده، بهبود کار تیمی و همکاری در خارج از محیط کار را ممکن کرده است. این پلتفرم برای همه کارمندان، چه در داخل سازمان و چه در خارج از آن، بسیار مناسب است و روی سیستم‌های مختلف ویندوز، اندروید و iOS قابل دسترسی است. همچنین، ادغام آن با شبکه‌های اجتماعی مختلف، کاربری آن را راحت‌تر می‌کند.
در پلتفرم Microsoft Teams، کارکنان قابلیت دسترسی به تمامی اسناد پاورپوینت، اکسل، ورد و PDF را دارند. آنها می‌توانند این اسناد را در زمان مناسب ویرایش کرده و هنگامی که تغییرات توسط چند نفر اعمال می‌شود، به‌طور خودکار همگام‌سازی شوند. به این ترتیب نیازی به نگرانی درباره تکرار ارائه اطلاعات یا کنترل نسخه‌های مختلف اسناد نیست.
بعد از تکمیل اسناد، قابلیت انتقال آنها به برنامه یا سیستم اشتراک فایل اصلی وجود دارد تا از امنیت آنها مطمئن شویم. همچنین، در صورت نیاز به بروزرسانی و اضافه کردن اطلاعات، می‌توان به سادگی این اقدامات را انجام داد.
سیستم پیام‌رسانی در مایکروسافت تیمز، روشی عالی برای کارکنان برای ارتباط با مدیران و همکاران طول روز است. بسیاری از کسب و کارها امروزی، به جای استفاده از ایمیل داخلی، از این ویژگی سریع و موثر استفاده می‌کنند. برای کارکنانی که از راه دور کار می‌کنند، این ویژگی ارزشمند است و به آنها این امکان را می‌دهد که به سوالات پاسخ دهند و با همکاران خود در تماس باشند. در صورت نیاز به بروزرسانی و بهبود، می‌توان به سادگی این اقدامات را انجام داد.
هنگام بحث و گفتگو در محل کار، نگاه کردن به صفحات و موضوعات کاری بسیار آسان است. با استفاده از Microsoft Teams، این کار از راه دور نیز امکان‌پذیر است، حتی اگر همکاران با یکدیگر در فواصل دور باشند. شما می‌توانید صفحه نمایش خود را در جلسات کاری با بسیاری از شرکت‌کنندگان به اشتراک بگذارید. وقتی یک نفر صفحه خود را به اشتراک می‌گذارد، دیگران همان اطلاعات را در همان واحد مشاهده می‌کنند، تقریباً مانند اینکه همه در کنار هم نشسته باشند. در صورت نیاز به بهبود و بروزرسانی، می‌توان به راحتی اقدامات لازم را انجام داد.
میزبانی جلسات با استفاده از Microsoft Teams بسیار آسان است و شما می‌توانید بسته به نیاز خود، تنها تماس صوتی یا تصویری را برای جلسات خود انتخاب کنید. همچنین، شما می‌توانید جلساتی را با چندین شرکت‌کننده برگزار کنید و این پلتفرم دارای ابزارهای مختلفی برای جلسات آنلاین است. به عنوان مثال، شما می‌توانید کل جلسه را برای بررسی‌های بیشتر ضبط کنید و آن را برای دیگران ارسال کنید. گزینه‌های پیام‌رسانی در حین کنفرانس به کاربران اجازه می‌دهد تا در طول جلسه، سوالات و نظرات خود را بدون نیاز به قطع صدا و تصویر، به اشتراک بگذارند. همچنین، شما می‌توانید در طول جلسه، صفحه خود را با دیگران به اشتراک بگذارید تا بهتر بتوانید مفاهیم و ایده‌های خود را به اشتراک بگذارید.
تصور کنید در حال حفاری در انبوهی از ایمیل ها و پوشه های اشتراکی به دنبال یک سند خاص هستید. این سناریویی است که بسیاری از سازمان ها با حجم بالای اسناد و ایمیل ها با آن دست و پنجه نرم می کنند. یافتن اسناد حیاتی در چنین آشفتگی ای می تواند زمان زیادی را تلف کند و بهره وری را کاهش دهد.
خوشبختانه، راه حلی کارآمد برای این مشکل وجود دارد: شیرپوینت (SharePoint). این پلتفرم قدرتمند از مجموعه مایکروسافت، به عنوان یک راهکار جامع برای مدیریت اسناد، همکاری و اشتراک گذاری محتوا عمل می کند و به سازمان ها این امکان را می دهد تا به طور چشمگیری در زمان خود صرفه جویی کنند. در این مقاله، به بررسی دقیق این موضوع می پردازیم که چگونه شیرپوینت باعث صرفه جویی در زمان سازمان ها می شود.
یکی از چالش های بزرگ سازمان ها، مدیریت انبوهی از اسناد است. اسناد کاغذی قدیمی، فایل های دیجیتال پراکنده در رایانه های شخصی کارمندان و پوشه های اشتراکی نامنظم، همگی می توانند باعث اتلاف وقت و سردرگمی شوند. شیرپوینت با ارائه یک مخزن مرکزی برای ذخیره سازی و سازماندهی اسناد، این مشکل را برطرف می کند.
شما می توانید انواع فایل ها از جمله اسناد ورد، اکسل، پاورپوینت، تصاویر، ویدیوها و موارد دیگر را در شیرپوینت آپلود کنید. این پلتفرم همچنین به شما امکان می دهد تا پوشه ها و زیرپوشه ها را برای سازماندهی اسناد بر اساس پروژه، بخش یا هر معیار دیگری که برای سازمان شما منطقی است، ایجاد کنید.
به جای جستجوی بی هدف در ایمیل ها و درایوهای شخصی، کارمندان می توانند به راحتی به شیرپوینت دسترسی پیدا کنند و با چند کلیک ساده، سند مورد نظر خود را پیدا کنند. این امر باعث صرفه جویی قابل توجهی در زمان و افزایش بهره وری کارکنان می شود.
اشتراک گذاری اسناد با همکاران اغلب یک فرآیند خسته کننده و مستعد خطا است. ارسال ایمیل های حجیم حاوی فایل های پیوست یا استفاده از درایوهای اشتراکی که به راحتی به هم ریخته می شوند، روش های منسوخ و ناکارآمدی هستند. شیرپوینت راه حلی ساده و ایمن برای به اشتراک گذاری اسناد ارائه می دهد.
با شیرپوینت، می توانید به راحتی سطح دسترسی را برای هر سند تنظیم کنید. برای مثال، می توانید یک سند را برای کل سازمان قابل مشاهده کنید، در حالی که سند دیگری فقط برای اعضای یک تیم خاص قابل دسترسی باشد. این امر کنترل دقیق بر روی اطلاعات حساس را تضمین می کند و از دسترسی غیرمجاز جلوگیری می کند.
علاوه بر این، شیرپوینت به شما امکان می دهد تا به طور همزمان روی یک سند با همکاران خود کار کنید. ویژگی های همکاری شیرپوینت، مانند ردیابی تغییرات و نسخه بندی اسناد، تضمین می کند که همه همیشه روی آخرین نسخه سند کار می کنند و از سردرگمی ناشی از ویرایش های تکراری جلوگیری می شود. این فرآیند به اشتراک گذاری و همکاری را ساده می کند و در نهایت باعث صرفه جویی در زمان و افزایش بهره وری تیم می شود.
بسیاری از سازمان ها درگیر فرآیندهای دستی و زمان بری مانند تأییدیه های سفارش، گردش کار بررسی اسناد و مدیریت مرخصی هستند. این فرآیندها اغلب مستعد خطا و کندی هستند و زمان با ارزشی را از کارمندان می گیرند. شیرپوینت با قابلیت های قدرتمند خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار (Workflow) به شما کمک می کند تا بر این چالش غلبه کنید.
با استفاده از شیرپوینت، می توانید گردش کارهای سفارشی ایجاد کنید که به طور خودکار اسناد را بین افراد مختلف در سازمان جابجا کند، وظایف را اختصاص دهد و اعلان ها را ارسال کند. برای مثال، می توانید یک گردش کار برای درخواست مرخصی ایجاد کنید که به طور خودکار به مدیر مربوطه برای تأیید ارسال شود. پس از تأیید، گردش کار به بخش حقوق و دستمزد برای پردازش نهایی ارسال می شود.
کارمندان دیگر مجبور نیستند وظایف تکراری و خسته کننده را به صورت دستی انجام دهند و می توانند زمان خود را صرف وظایف مهم تر و خلاقانه تر کنند.
مزایای دیگر خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار با شیرپوینت عبارتند از:
یافتن اطلاعات مورد نیاز در میان انبوه داده ها می تواند چالش بزرگی باشد. شیرپوینت با ارائه ابزارهای جستجوی قدرتمند، این مشکل را حل می کند.
با استفاده از شیرپوینت، می توانید بر اساس کلمات کلیدی، تاریخ، نویسنده و سایر معیارها به سرعت و به آسانی اسناد، صفحات وب، لیست ها و موارد دیگر را جستجو کنید.
علاوه بر این، شیرپوینت از هوش مصنوعی برای ارائه نتایج جستجوی مرتبط تر و شخصی سازی شده تر استفاده می کند. با جستجوی مداوم، شیرپوینت یاد می گیرد که چه نوع اطلاعاتی برای شما مفیدتر است و نتایج جستجو را بر اساس آن تنظیم می کند.
شیرپوینت ابزارهای قدرتمندی برای مدیریت پروژه ها ارائه می دهد. با استفاده از شیرپوینت، می توانید وظایف را ایجاد و به آنها اختصاص دهید، لیست های کار ایجاد کنید، جلسات را برنامه ریزی کنید و پیشرفت پروژه را ردیابی کنید.
شیرپوینت همچنین به شما امکان می دهد تا به طور موثر با اعضای تیم خود ارتباط برقرار کنید و اسناد و اطلاعات مربوط به پروژه را به اشتراک بگذارید.
با استفاده از شیرپوینت برای مدیریت پروژه ها، می توانید به طور قابل توجهی کارایی و بهره وری تیم خود را افزایش دهید.
علاوه بر مزایای ذکر شده در بالا، شیرپوینت مزایای دیگری نیز ارائه می دهد، از جمله:
شیرپوینت یک سامانه مدیریت اطلاعات Enterprise Content Management یا به اختصار ECM می‌باشد که به شرکت‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات و اسناد خود را به صورت سازماندهی شده مدیریت کنند و برای کارمندان امکان دسترسی به اطلاعات مختلف و همچنین همکاری در تولید محتوا را فراهم می‌آورد. با استفاده از شیرپوینت، کاربران می‌توانند اسناد، فایل‌ها، لیست‌ها، وبسایت‌ها و سایر محتواهای کسب و کاری خود را در یک محیط آنلاین مشترک مدیریت کنند. شیرپوینت امکانات متنوعی از جمله مدیریت نسخه‌ها، کنترل دسترسی، اشتراک گذاری فایل، وبلاگ نویسی تیمی، و ایجاد فرآیندهای کاری اتوماتیک را فراهم می‌کند. شیرپوینت با قابلیت های ذکر شده بستری مطمئن جهت ایجاد سامانه های مختلفی همچون پرتال سازمانی، مدیریت اسناد، مدیریت جلسات، مدیریت درخواست‌ها و مدیریت وظایف می‌باشد. همچنین شیرپوینت با یکپارچگی اطلاعاتی که برای سازمان به ارمغان می‌آورد قادر است تا به مدیران سازمان در تصمیم گیری دقیق و سریع تر کمک نماید.
در سال 2017، مایکروسافت شیرپوینت را از ابتدا بازنگری کرد. دو تغییر اصلی رخ داد:
1- معماری اطلاعات شیرپوینت از یک سایت فرعی به یک ساختار مسطح تغییر یافت و مجوزهای ساده تر و یک مدل ارتباط بهتر برای سایت فراهم شد.
2- ظاهر و رابط کاربری شیرپوینت نیز تغییر کرده و به شکل مدرن‌تری درآمده است. استفاده، ویرایش، و نگهداری شیرپوینت برای مدیران سایت و اعضای آن ساده‌تر شده است
این گذار به حالت مدرن تغییر قابل توجهی در تجربه استفاده از شیرپوینت به همراه داشته است. یکی از خدمات شرکت تکران ارتقا شیرپوینت به نسخه‌های جدیدتر می‌باشد.
مایکروسافت Dynamics 365 یک راهکار جامع است که توسط کسب‌وکارهای مختلفی مورد استفاده قرار می‌گیرد. سازمان‌ها و شرکت‌هایی که به یکپارچه‌سازی اطلاعات پیچیده از منابع مختلف نیاز دارند، می‌توانند از قابلیت تفکیک و هم‌ترازی فرایندهای Dynamics 365 استفاده کنند. در این مقاله علاوه بر معایب داینامیک 365 به بررسی مزایای داینامیک 365 پرداخته‌ایم.
این نرم‌افزار قابلیت‌های CRM و نرم افزار ERP را به صورت یکجا و در بستر ابری ارائه می‌دهد و امکان مقیاس‌دهی و سازگاری بسیار بالا را میسر می‌کند. اما مانند هر نرم‌افزار و راهکار دیگری، مایکروسافت Dynamics 365 نیز مزایا و معایب خودش را دارد.
بدون شک داینامیک 365 یک راهکار عالی برای کسب‌وکارهای مختلف است، اما لزوما نمی‌تواند برای همه کسب‌وکارها بهترین گزینه باشد. در این مقاله به بررسی مزایا و معایب این راهکار می‌پردازیم و به کسب‌وکارهایی که از این نرم‌افزار بیشترین نفع را می‌برند اشاره خواهیم کرد.